Betriebkostenabrechnung – Unterschiede zwischen formellen und materiellen Fehlern

Ist eine Betriebskostenabrechnungen falsch bzw. unvollständig, so ist zwischen zwei Fehlerarten zu unterscheiden: Den formellen Fehlern und den materiellen Fehlern. Letztere werden auch inhaltliche Fehler genannt.

Formelle Fehler führen dazu, dass die Betriebskostenabrechnung im Regelfall als Ganzes unwirksam wird. Die Folge ist also die selbe, als wäre nie eine Abrechnung erstellt worden wäre. Typische Beispiele dafür sind z.B. eine fehlende Aufführung der insgesamt zu verteilenden Kosten oder der ein falscher Abrechnungszeitraum. Eine verspätete Erstellung, also ein Versäumen der Abrechnungsfrist, gilt ebenfalls als formeller Fehler.

Wichtig: Ein formeller Fehler besteht auch dann, wenn die Abrechnung für einen durchschnittlichen Mieter, der nicht über speziellen betriebswirtschaftliche oder juristische Kenntnisse verfügt, nicht nachvollziehbar oder nachprüfbar ist. Daher sollte die Abrechnung möglichst übersichtlich und leicht verständlich verfasst werden.

Formelle Fehler sind für den Vermieter besonders gefährlich, da sie meist zur Unwirksamkeit der Abrechnung insgesamt führen und somit ein möglicher Anspruch gegenüber dem Mieter auf eine Nachzahlung nicht wirksam wird!

Materielle Fehler (oder inhaltliche Fehler) sind z.B. Schreib- oder Rechenfehler, falsche Ablesewerte, falsche Verteilschlüssel oder fehlerhafte Flächenangaben. Materielle Fehler führen nicht automatisch zur Unwirksamkeit bzw. Ungültigkeit der gesamten Abrechnung. Der Mieter hat jedoch einen Anspruch auf Korrektur der Abrechnung. Ein Zurückbehaltungsrecht bezüglicher einer Nachzahlung besteht für ihn zunächst einmal nicht. Allerdings kann der Mieter eine vom Vermieter verlangte Erhöhung der Vorauszahlungen zunächst verweigern, solange ihm keine korrekte Abrechnung vorliegt.

Achtung: Die Unterscheidung zwischen formellen und materiellen Fehlern ist leider oft weder einfach noch eindeutig. Auch die Rechtsprechung ist diesbezüglich sehr unterschiedlich, es kommt daher immer auf den konkreten Einzelfall an. Im Zweifel empfehlen wir Ihnen, sich fachlichen Rat einzuholen. Gerne stehen wir Ihnen zur Verfügung.

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