Bei jedem Mietverhältnis kommt das Thema auf, und zwar einmal beim Einzug und einmal beim Auszug des Mieters. Die Rede ist vom Übergabeprotokoll. Dieser Artikel befasst sich mit dem Übergabeprotokoll bei Einzug eines neuen Mieters

Die Anfertigung eines Übergabeprotokolls ist in den meisten Fällen gängige Praxis und wird häufig auch von den Mietern / Vermietern verlangt und erwartet. Häufig hört man sogar die Meinung, ein solches Dokument sei zwingend notwendig. Das ist jedoch falsch. Der Gesetzgeber kennt keine Pflicht zur Erstellung eines Übergabeprotokolls.

Selbstverständlich steht es jeder Partei  frei, Protokolle erstellen. Die Unterschrift eines solchen kann jedoch von keiner Seite verlangt werden.

Aus unserer Sicht sollte ein detaillierten Übergabe- bzw. Zustandsprotokolls beim Einzug eines neuen Mieters unbedingt erstellt werden. Etwas anders verhält es sich mit dem Übergabeprotokoll bei Auzug eines Mieters, dazu jedoch mehr in einem anderen Artikel.

Das Übergabeprotokoll bei Einzug sollte folgende Punkte enthalten:

• Welche Schlüssel hat der Mieter in welcher Anzahl erhalten. Dazu zählen z.B. auch Fernbedienungen für Garagentore.
• Sämtliche Zählerstände (Kalt- und Warmwasser, Heizung, Strom, bei Etagenheizungen auch Gas).
• Die genaue Ausstattung der Wohnung. Also z.B. welche Bodenbeläge in den einzelnen Räumen vorhanden sind, welche Sanitärgegenstände sich im Bad befinden, welche Einbauten (Küche, Einbaumöbel, etc.) oder Einrichtungen mitvermietet sind, etc.
• Möglichst genau der technische und optische Zustand der Wohnung und der Ausstattung bzw. Einrichtung.
• Sonstige Details und Besonderheiten der Wohnung

Speziell die Dokumentation bereits vorhandener Schäden ist wichtig. Gibt es z.B. Kratzer im Parkett oder Flecken auf dem Teppichboden? Sind im Bad Fliesen gesprungen oder beschädigt?

In der Praxis hat es sich bewährt, das Übergabeprotokoll bereits im Vorfeld entsprechend vorzubereiten und z.B. Zählerstände dann gemeinsam mit dem Mieter vor Ort einzutragen. Das spart einerseits Zeit, andererseits können Sie so Diskussionen vermeiden und geraten nicht so leicht in Situationen, wo es plötzlich schnell gehen muss.

Neben der schriftlichen Beschreibung raten wir parallel zu einer möglichst genauen Fotodokumentation. Idealerweise erstellen Sie Bilder aus mehreren Blickwinkeln / Perspektiven. Falls es später einmal zu Streit kommt – z.B. wegen einer übermäßigen Abnutzung – kann damit der Zustand der Wohnung bei Einzug eindeutig nachgewiesen werden. Gleichzeitig ist es empfehlenswert, die Zählerstände bei Übergabe ebenfalls zu fotografieren.

Im Idealfall unterschreiben am Ende der Wohnungsübergabe beide Vertragsparteien das Dokument und jede Seite erhält ein Exemplar. Besteht an dieser Stelle bereits Uneinigkeit und der Mieter möchte das Dokument nicht unterzeichnen, sollten Sie dies entsprechend vermerken. Wie bereits erwähnt besteht kein Anspruch auf eine Unterschrift, die Dokumentation ist aber auch an sich schon sehr beweiskräftig.#

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